Business Central Shopify Integration: Wie wir ein B2B-ERP an Shopify angebunden haben

Teaser: Über 13.000 Firmenkunden mit eigenen Konditionen, dazu Privatkunden im selben Shop: Für ORGATEX haben wir Microsoft Dynamics 365 Business Central an Shopify angebunden. Business Central bleibt das führende System, der Shop übernimmt Kunden, Preise und Bestände automatisch, und jede Bestellung landet als fertiger Verkaufsauftrag im ERP.

Im B2C-Shop gibt es einen Preis für alle. Im B2B ist das die Ausnahme. Fast jeder größere Firmenkunde hat eigene Konditionen verhandelt: eine individuelle Preisliste, eine Rabattgruppe, Staffelpreise, eigene Zahlungs- und Lieferbedingungen.

Genau diese Konditionen leben im ERP. Wer einen B2B-Shop ernsthaft als Vertriebskanal nutzen will, muss sie zuverlässig in den Shop bringen, ohne sie ein zweites Mal pflegen zu müssen. Wie wir das für ORGATEX mit Business Central und Shopify gelöst haben, zeigen wir in diesem Beitrag.

Kurz erklärt: Die wichtigsten Begriffe

• Debitor: das Kundenkonto im ERP
• Sammeldebitor: ein gemeinsames Kundenkonto im ERP, über das alle Bestellungen von Privatkunden (B2C) laufen
• Verkaufsauftrag: der Auftrag in Business Central, aus dem Lieferung und Rechnung entstehen
• Company / Katalog: das Firmenkonto bzw. die Preis- und Sortimentsliste in Shopify B2B

Die Ausgangslage: Ein B2B-Hersteller mit 13.000 Firmenkunden

Die ORGATEX GmbH ist ein B2B-Hersteller und Industriezulieferer aus den Bereichen Lean Management, Intralogistik und Lagerhaltung, mit Schwerpunkt auf visuellem Fabrikmanagement. Das Sortiment umfasst über 3.700 Artikel, verkauft wird an mehr als 13.000 Firmenkunden.

Der Shop ist primär ein B2B-Shop, bildet aber auch B2C-Bestellungen ab. Firmenkunden bestellen über ihr Firmenkonto zu ihren eigenen Konditionen, Privatkunden kaufen ohne Firmenkonto im selben Shop.

Das zentrale System ist Microsoft Dynamics 365 Business Central (kurz BC). Dort liegen Kunden, Preise, Bestände und Aufträge. Die Produktinhalte wie Merkmale und Kategorien kommen dagegen aus einem separaten PIM. Die Integration muss also zwei Datenquellen zusammenführen.

Dazu kommen die typischen B2B-Konditionen, die im Shop exakt abgebildet werden mussten:

• Kundenspezifische Preislisten für einzelne Firmenkunden
• Rabattgruppen, die sich mehrere Kunden teilen
• Staffelpreise je nach Abnahmemenge
• Eigene Zahlungs- und Lieferbedingungen pro Kunde

Das Ziel war klar formuliert: Der Shop soll ein Self-Service-Kanal für Firmenkunden werden und gleichzeitig Privatkunden bedienen. Business Central bleibt das führende System, und niemand pflegt Daten doppelt.

Warum kein Standard-Connector?

Microsoft bietet einen eigenen Shopify-Connector für Business Central an. Den haben wir uns zu Beginn genau angeschaut, denn eine Standardlösung ist immer der erste Gedanke.

Für das B2B-Modell von ORGATEX hätte er aber nicht gereicht. Zu viele Besonderheiten müssen ineinandergreifen: das Zusammenspiel der verschiedenen Preismechanismen, der Sammeldebitor für B2C-Bestellungen und die zweite Datenquelle aus dem PIM.

Deshalb haben wir uns für eine individuelle Integration entschieden, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten ist.

Die Architektur: Wer macht was?

Die Integration besteht aus zwei klar getrennten Teilen. Jeder Partner übernimmt den Teil, in dem er zu Hause ist.

Die Integrations-App sitzt zwischen den Systemen: Sie führt die Stammdaten aus Business Central und die Produktinhalte aus dem PIM zusammen und spielt sie nach Shopify. Bestellungen und Neukunden fließen alle 30 Minuten zurück ins ERP.

Die Schnittstelle in Business Central: Der BC-Partner von ORGATEX hat eine schlanke Schnittstelle direkt in Business Central gebaut. Sie stellt genau die Daten bereit, die der Shop braucht: Artikel mit Bestand, Kunden (Debitoren) mit Ansprechpartnern und Preislisten. Entgegen nimmt sie nur zwei Dinge: neue Kunden und Bestellungen.

Unsere Integrations-App: Alles dazwischen erledigt die App, die wir gebaut haben. Sie führt die Daten aus Business Central und dem PIM zusammen, übernimmt die Zeitsteuerung, erkennt Änderungen, übersetzt die BC-Daten in das B2B-Modell von Shopify, behandelt Fehler und überwacht jeden Abgleich. Die App läuft serverless auf Cloudflare, ähnlich wie unser Condor Onboard-Shop und die Community-App, die wir in diesem Beitrag vorstellen.

Der Vorteil dieser Aufteilung: Business Central bleibt schlank und muss Shopify nicht kennen. Die Shop-Logik liegt dort, wo das Shopify-Know-how sitzt.

Von Business Central zu Shopify: Kunden, Preise und Verfügbarkeit

Jeden Morgen gleicht die App automatisch ab, und zwar in fester Reihenfolge: erst Kunden, dann Artikel, dann Preise. So treffen Preise immer auf Artikel, die im Shop bereits vorhanden sind.

Kunden: Jeder Debitor wird zur Shopify-Firma

Aus jedem Debitor in Business Central wird in Shopify B2B eine Firma (Company) mit Standort und Ansprechpartnern. Zahlungs- und Lieferbedingung werden direkt mitgegeben.

Geschrieben werden nur Kunden, die sich tatsächlich geändert haben. Diese Änderungserkennung hält den Abgleich auch bei über 13.000 Firmenkunden schnell.

Preise: Aus Preislisten werden B2B-Kataloge

Kundenspezifische Preislisten und Rabattgruppen werden zu Shopify-B2B-Katalogen. Aktuell sind das 60 Kataloge mit rund 118.000 individuellen Preisen.

Für den Kunden ist das unsichtbar: Er loggt sich ein und sieht automatisch seine Preise. Keine Preisanfrage, kein Rückruf vom Vertrieb.

Ein B2B-Katalog im Shopify-Admin: Die Preisliste aus Business Central wird automatisch zum Katalog und dem passenden Unternehmensstandort zugeordnet.

Staffelpreise über alle Ausführungen

Staffelpreise werden über alle Ausführungen eines Artikels zusammengerechnet, zum Beispiel über verschiedene Größen. Wer 3 Stück in Größe A und 7 Stück in Größe B bestellt, bekommt den Preis für 10 Stück. So rechnet auch der Vertrieb, und so rechnet jetzt der Shop.

Verfügbarkeit: Weniger "ausverkauft", obwohl lieferbar

Als verfügbar gilt nicht nur der Lagerbestand, sondern zusätzlich die Menge, die laut Business Central noch produziert werden kann. Dadurch zeigt der Shop seltener "ausverkauft" an, obwohl der Artikel eigentlich lieferbar wäre.

Wird ein Artikel in BC für den Verkauf gesperrt, verschwindet er automatisch aus dem Shop.

Von Shopify zu Business Central: Bestellungen und Neukunden

Bestellungen als fertiger Verkaufsauftrag

Alle 30 Minuten überträgt die App neue Bestellungen nach Business Central. Dort kommen sie als fertiger Verkaufsauftrag an, inklusive Rechnungs- und Lieferadresse und der passenden Zahlungsbedingung. Aus dem Auftrag entstehen in BC wie gewohnt Lieferung und Rechnung.

Auch B2C-Bestellungen laufen automatisch ins ERP. Privatkunden haben kein Firmenkonto, deshalb werden ihre Bestellungen auf einen Sammeldebitor gebucht, ein gemeinsames Kundenkonto in Business Central. So entsteht nicht für jeden Privatkunden ein eigener Debitor.

Ausschnitt aus den Logs der Integrations-App: Jeder Bestellexport nach Business Central wird protokolliert.

Neukunden: Registrierung, Freigabe, fertig

Neue Firmenkunden registrieren sich direkt im Shop. ORGATEX prüft die Anfrage und gibt sie in der App frei. Danach wird der Debitor automatisch in Business Central angelegt.

Dabei wird mitgegeben, ob der Kunde aus dem Inland, der EU oder einem Drittland kommt. So nutzt BC direkt die richtige Kundenvorlage, etwa für die Besteuerung.

Im Checkout: B2B-Konditionen statt Standard

Auch im Checkout greifen die Daten aus Business Central:

• Firmenkunden sehen nur die B2B-Zahlarten, also Rechnung und Vorkasse.
• Die Zahlungsbedingung aus BC wird direkt im Checkout angezeigt.
• Die Versandkosten werden anhand der Lieferbedingung aus BC berechnet.

Robustheit: Damit ein Fehler nicht den ganzen Abgleich stoppt

Eine ERP-Anbindung ist nur so gut wie ihr Verhalten im Fehlerfall. Deshalb haben wir die Integration von Anfang an auf Stabilität ausgelegt.

• Kleine, nachvollziehbare Arbeitsschritte: Jeder Abgleich läuft als Kette kleiner Schritte über Warteschlangen. Ein Problem bei einem einzelnen Kunden stoppt nicht den gesamten Abgleich.
• Fehlerübersicht in der Shopify-Admin-App: Fehlgeschlagene Bestellungen und Importfehler sind direkt in Shopify sichtbar. Schlägt ein Export fehl, kommt zusätzlich eine E-Mail.
• Abgleich mit dem Ist-Zustand: Kataloge werden nicht nur ergänzt, sondern mit dem Ist-Zustand in BC abgeglichen. Fällt eine Preisliste in BC weg, verliert der Kunde automatisch den alten Katalog.
• Eigene Testumgebung: Ein Test-Shop plus eine BC-Testumgebung als Kopie der Produktion. Preisänderungen und neue Funktionen lassen sich so gefahrlos testen, bevor sie live gehen.

Die Herausforderungen im Projekt

Kataloge steuern auch das Sortiment. Ein Shopify-B2B-Katalog legt nicht nur Preise fest, sondern auch, welche Produkte ein Kunde überhaupt sieht. Eine veraltete Zuordnung bedeutet also falsche Preise und fehlende Produkte gleichzeitig. Genau deshalb gleichen wir Kataloge immer mit dem Ist-Zustand ab.

Die Datenmenge. Bei über 100.000 kundenindividuellen Preisen wäre ein vollständiger Abgleich jeden Morgen zu langsam. Die App schreibt deshalb nur, was sich tatsächlich geändert hat.

Drei Preismechanismen, ein Ergebnis. Business Central kennt Grundpreise, Staffelpreise und kundenspezifische Preise bzw. Rabattgruppen-Preise. Im Shop müssen alle drei sauber zusammenspielen, damit der Kunde am Ende genau den Preis sieht, den er auch vom Vertrieb bekommen würde.

Das Ergebnis: Bestellungen ohne Abtippen

Seit September 2025 ist die Anbindung im Einsatz. Seitdem laufen alle Bestellungen aus dem Shop automatisch nach Business Central, B2B wie B2C.

Was das im Alltag bedeutet:

• Bestellungen kommen als fertiger Verkaufsauftrag in BC an, ohne dass jemand sie abtippen muss.
• Firmenkunden bestellen rund um die Uhr zu ihren eigenen Konditionen.
• ORGATEX pflegt Kunden und Preise nur noch in Business Central, der Shop zieht automatisch nach.

Fazit: Shopify B2B und Business Central passen zusammen, wenn die Logik stimmt

Shopify B2B bringt mit Firmen, Katalogen und B2B-Zahlarten alles mit, was ein Hersteller für den Self-Service-Vertrieb braucht. Entscheidend ist die Anbindung an das ERP. Sie muss die Konditionen so übersetzen, dass jeder Kunde genau die Preise sieht, die er auch im Vertrieb bekäme.

Bei ORGATEX bleibt Business Central das führende System. Die Integrations-App sorgt dafür, dass Kunden, Preise und Bestände jeden Morgen im Shop ankommen und Bestellungen ohne Umweg zurück ins ERP fließen. Wie wir andere ERP- und PIM-Systeme angebunden haben, zeigen wir auch in unseren Beiträgen zu flowbasierten Integrationen und zur enventa-ERP-Anbindung.

Sie möchten Ihr ERP an Shopify B2B anbinden? Ob Business Central oder ein anderes System: Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob ein Standard-Connector reicht oder eine individuelle Integration sinnvoller ist. Jetzt Anfrage stellen oder mehr über uns als Shopify Plus Agentur erfahren.